W dużej firmie zarządzanie projektem i nadzór nad jego przebiegiem są oddzielone od osób wykonujących prace techniczne. Project manager nie wykonuje tych prac technicznych sam, nadzoruje, jak wykonują je inni, i dba o uporządkowany przebieg projektu. Poniżej pięć obszarów jego pracy, w każdym z nich wyłącznie organizuje i nadzoruje, niczego nie tworzy technicznie.

1. Nadzór nad realizacją poszczególnych etapów projektów

Po co ta usługa: duży projekt dzieli się na etapy, a nad każdym pracują różne zespoły i podwykonawcy. Środki na kolejny etap są uruchamiane dopiero po zamknięciu poprzedniego. Sami wykonawcy mają skłonność do zbyt optymistycznego raportowania gotowości, na swoją korzyść. Dlatego firmie potrzebna jest niezależna osoba, która sprawdzi, czy etap rzeczywiście został ukończony, zanim otworzy się finansowanie i prace następnego.

Co obejmuje: bieżące monitorowanie, czy poszczególne etapy projektów są realizowane zgodnie z ustalonym planem, harmonogramem, kolejnością działań. Project manager identyfikuje opóźnienia, nieprawidłowości organizacyjne, zagrożenia dla terminowości.

Co otrzymuje kierownictwo: bieżąca informacja o stanie realizacji projektu.

2. Opracowywanie i nadzór nad procesem realizacji projektów

Po co ta usługa: w dużej firmie w projekcie bierze udział wiele osób i stron. Żeby taki projekt się nie rozsypał, potrzebne są z góry ustalone zasady: kto za co odpowiada, jak przyjmowane są zadania, jak często i komu raportuje się postęp, gdzie zgłaszać problemy. Zewnętrzne audyty i kontrole również wymagają, by ten porządek był udokumentowany.

Co obejmuje: ustalanie organizacyjnych zasad prowadzenia projektu, w szczególności kolejności działań, podziału etapów, zasad przepływu informacji, sposobu koordynacji uczestników projektu, oraz nadzór nad tym, czy ten porządek jest stosowany.

Co otrzymuje kierownictwo: uporządkowany model prowadzenia projektu od strony organizacyjnej. Mniej chaosu, więcej przewidywalności.

3. Nadzór nad realizacją działań związanych z zapewnieniem jakości w ramach projektów

Po co ta usługa: techniczną weryfikację samego produktu, czy działa, wykonują inżynierowie. To nie jest zadanie project managera. Jego zadanie jest inne: pilnować, czy w projekcie w ogóle przestrzegane są zasady kontroli jakości - czy etapy przechodzą ustalone weryfikacje i czy nie ma odstępstw od uzgodnionego porządku. Zewnętrzne kontrole wymagają potwierdzenia, że taki nadzór istniał i był wykonywany.

Co obejmuje: kontrolowanie, czy w ramach projektu podejmowane są działania pozwalające zachować wymaganą jakość przebiegu prac i ich rezultatów. Testy techniczne i weryfikacja kodu pozostają po stronie inżynierów - project manager ich nie wykonuje.

Co otrzymuje kierownictwo: informacja o jakości organizacji prac projektowych, o stwierdzonych nieprawidłowościach oraz o potrzebie podjęcia działań porządkujących lub naprawczych.

4. Pozyskiwanie nowych rozwiązań technologicznych

Po co ta usługa: firma stale szuka, czym wygodniej prowadzić projekty: z jakich programów do ewidencji zadań i raportowania korzystać, jakimi metodami organizować pracę. Potrzebny jest ktoś, kto rozpozna dostępne na rynku warianty i zarekomenduje odpowiednie - z punktu widzenia wygody i porządku pracy, a nie strony technicznej.

Co obejmuje: rozpoznawanie i analizowanie dostępnych rozwiązań: narzędzi, metod, systemów lub sposobów działania, które mogą poprawić koordynację prac, komunikację, monitorowanie postępów, raportowanie. Project manager nie tworzy tych rozwiązań, nie rozwija ich programistycznie, nie wdraża ich od strony technicznej - rozpoznaje je, ocenia i rekomenduje, a wdraża klient.

Co otrzymuje kierownictwo: rekomendacje, czym i jak wygodniej prowadzić projekty.

5. Nadzór nad przebiegiem i efektem prac projektowych

Po co ta usługa: kierownictwo potrzebuje przejrzystego obrazu projektu, by podejmować decyzje: czy projekt idzie zgodnie z planem, czy kolejny etap dał oczekiwany rezultat, czy kontynuować, coś zmienić, czy zamknąć etap.

Co obejmuje: całościowa ocena, czy projekt przebiega zgodnie z założeniami organizacyjnymi i czy jego rezultat odpowiada celowi, jakiemu projekt ma służyć. Project manager wskazuje odchylenia od planu i sygnalizuje, gdzie potrzebne są korekty organizacyjne.

Co otrzymuje kierownictwo: ocena przebiegu projektu i ocena rezultatów prac projektowych wraz z wnioskami co do dalszych działań.